Glavna knjiga deluje kot evidenca vseh računov in njihovih transakcij. Uravnoteženje knjige vključuje odštevanje skupnega števila bremenitev od skupnega števila kreditov. Za pravilno izračunavanje kreditov in obremenitev je treba najprej razumeti nekaj pravil.
Kako izračunamo bilance
Za začetek vnesite vse debetne račune na levi strani bilance stanja in vse kreditne račune na desni strani. Vključite bilanco za vsakega. Razmislite, na kateri debetni račun vpliva vsaka transakcija in ali na koncu ta račun poveča ali zmanjša. Na primer, ali zmanjšuje zaloge ali povečuje gotovino? Na koncu izračunajte stanje za vsak račun in posodobite bilanco stanja.
Ko končate, preverite, ali je dobro knjigo nakazanih, da bodo knjige uravnotežene. Drug način za zagotovitev uravnoteženosti knjig je ustvarjanje preizkusnega ravnovesja. To pomeni naštevanje vseh računov v knjigi in stanja vsakega bremenitve in dobropisa. Ko se preostali zneski izračunajo tako za bremenitve kot kredite, se morata oba ujemati. Če številke niso enake, je nekaj zamujeno ali napačno izračunano in knjige niso uravnotežene.
Pomembna pravila, ki jih je treba upoštevati
Prvič, dolgovi morajo biti na koncu enaki dobropisom. Čeprav je to sprva zmedeno in je morda skušnjava preprosto uporabljati pozitivne in negativne številke za obračun transakcij, na koncu debetno in kreditno razmerje natančneje izraža, kaj se dogaja v poslu.
Drugič, bremenitve povečujejo račune sredstev, odhodkov in dividend, medtem ko jih krediti zmanjšujejo. Morda bi bilo koristno uporabiti mnemonično DEAD, če si želite zapomniti to: bremenitve povečajo odhodke, sredstva in dividende.
Tretjič, za račune obveznosti, prihodkov in lastniškega kapitala velja obratno. Krediti jih povečujejo, medtem ko jih bremeni zmanjšujejo. Mnenec za zapomnitev tega razmerja je GIRLS: računi, ki se povečujejo, so dobički, prihodki, prihodki, obveznosti in kapital delničarjev.
Ker imajo nasprotni učinek na komplementarne račune, se na koncu dobropisi in zadolžitve izenačijo in dokazujejo, da so računi uravnoteženi. Vsako transakcijo je mogoče opisati v obliki bremenitve / dobropisa, knjige pa morajo biti v ravnovesju, tako da se vsaka obremenitev ujema z ustreznim dobropisom.
Računovodske prakse
Računovodska programska oprema, kot so QuickBooks, FreshBooks in Xero, je uporabna za uravnoteženje knjig, saj takšni programi samodejno označijo vsa področja, na katerih manjkajo ustrezni dobropis ali bremenitev. Večina podjetij bo imela notranjega računovodjo, ki bo vse to urejal namesto vas, če pa upravljate s svojimi financami, je dobro, da vodite pomembne številke prek zunanjega računovodskega svetovalca, kot je pooblaščeni javni računovodja (CPA) ali vpisani Agent (EA).
Obremenitev brez ustreznega dobroimetja imenujemo viseča obremenitev. To se lahko zgodi, če se na kreditni strani vpiše vpis za bremenitev ali ko je podjetje pridobljeno, vendar ta transakcija ni zabeležena. Prav tako se lahko kreditna vozovnica vpiše v glavno knjigo, ko je opravljen polog, vendar za izravnavo knjig potrebuje istočasno ali kmalu zatem debetno vozovnico.
