Knjigovodstvo z dvojnim vnosom je koncept, da ima vsaka računovodska transakcija dva učinka na finance podjetja. Glavna knjiga je evidenca obeh strani vsake transakcije. Če podjetje prodaja izdelek, se njegov prihodek poveča, njegova gotovina pa se poveča za enak znesek. Ko si podjetje izposoja sredstva od upnika, se denarno stanje poveča, vendar se stanje dolga podjetja poveča za isti znesek.
Sistem dvojnega vnosa ustvarja bilanco stanja, sestavljeno iz sredstev, obveznosti in kapitala. Preglednica je uravnotežena, ker bodo sredstva družbe vedno enake obveznosti in lastniški kapital. Sredstva vključujejo vse predmete, ki jih ima podjetje, na primer zaloge, gotovino, stroje, zgradbe in celo neopredmetene predmete, kot so patenti. Obveznosti predstavljajo vse, kar podjetje dolguje komu drugemu, na primer kratkoročne zapadle obveznosti do dobaviteljev ali dolgoročne račune, dolgovane banki. Lastniški kapital predstavlja delež lastnikov v podjetju. Kapital lahko vključuje kakršne koli prispevke, ki so jih lastniki vložili v družbo, plus dobiček družbe ali minus izgube družbe.
Vsak vnos ima "debetno" in "kreditno" stran, zapisano v glavno knjigo. Računi sredstev se povečujejo ob bremenitvi in zmanjšajo, ko se knjižijo v dobro. Obratno se obveznosti in kapital povečujejo, ko se knjižijo v dobro, in ob znižanju zmanjšajo. Če se sredstvo poveča z bremenitvijo, bo kreditna stran vnosa vplivala na drugo sredstvo tako, da ga zmanjša, ali vplivala na obveznost ali na kapitalski račun, povečala, da bi ohranila ravnotežje sredstva = obveznosti + enačba kapitala.
Na primer, če Lucie odpre novo trgovino z živili, lahko začne s poslom tako, da prispeva nekaj lastnih prihrankov v višini 100.000 USD. Prvi vpis v glavno knjigo bi bil obremenitev gotovine, povečanje premoženja družbe in posojilo lastniškemu kapitalu, povečanje lastniškega deleža Lucie v podjetju. Če Lucie kupi nekaj polic za 5000 USD na kreditni kartici podjetja, bi bil naslednji vpis v glavno knjigo obremenitev opreme za 5000 USD, povečanje premoženja podjetja in posojilo za kreditno kartico zaradi 5000 USD, povečanje obveznosti podjetja.
Za vsako posamezno račun se lahko vodi podrevna knjiga, ki bo predstavljala le polovico vnosa. Glavna knjiga pa ima zapis za obe polovici vpisa. Ko Lucie kupi police, bi podrevna knjiga Oprema prikazala le polovico vnosa, to je bremenitev opreme za 5000 dolarjev. Podrevna knjiga kreditne kartice bi vsebovala zapis druge polovice vnosa, dobropis v višini 5000 USD. Glavna knjiga bi ji dodali dve vrstici, ki prikazujeta obremenitev in dobropis po 5000 dolarjev.
Po poročanju Wall Street Journal je zgodnjo uporabo sistema dvojnega vstopa dokumentiral Luca Pacioli v 15. stoletju. Računovodje v 1400-ih so za vodenje evidence uporabljali pero in papir ter skrbno spremljali vsak dvojni vnos. Danes računovodje običajno ne uporabljajo fizičnih knjig; vendar sodobna računovodska programska oprema za isti posel uporablja isti osnovni koncept objavljanja dveh vnosov v glavno knjigo.
