Za majhno podjetje z malo transakcijami lahko pametni lastnik podjetja Excel uporabi kot nadomestek računovodske programske opreme. Excel ima vsa orodja, potrebna za izdelavo in vzdrževanje glavne knjige, vendar zahteva dobro razumevanje osnovnega računovodstva in pozornost do podrobnosti. Za lastnike podjetij, ki niso prepričani, ali so pripravljeni ali imajo sredstva za vlaganje v računovodsko programsko opremo, je Excel morda dobro mesto za začetek vodenja računovodskih evidenc, dokler ne kupite računovodske programske opreme.
Uporaba programa Excel kot glavne knjige
Preprosta nastavitev shranjevanja bi morala najprej vsebovati stolpce za datum transakcije, opis transakcije in referenčno številko, na primer račun ali čeke. V naslednjih stolpcih bo seznam vseh računov, ki jih je treba uporabljati med letom. Pri izbiri računov je treba skrbno razmisliti, saj se bo težko vrniti nazaj in spremeniti pozneje. Od leve proti desni bi morali biti prvi našteti računi izkaza poslovnega izida, začenši s prihodki in končajo s stroški. Sledijo računi sredstev, nato računi obveznosti in nazadnje vsi računi kapitala.
Glavna knjiga uporablja knjigovodstvo z dvojnimi vnosi za spremljanje vseh transakcij podjetja, zato je pomembno, da se ta koncept dobro razume, preden začnete Excel uporabljati kot glavno knjigo.
Kaj je dvojno knjigovodstvo?
Če gre za novo podjetje, bo prvi posel verjetno kapital, vložen v podjetje. Kot primer navedimo, da se podjetnica po imenu Jane odloči odpreti strojno trgovino. Z varčevanjem za začetek poslovanja ima 750.000 dolarjev in s sredstvi odpre račun za preverjanje poslovanja.
S pomočjo konceptov knjigovodstva z dvojnimi vnosi Jane ve, da bo ta transakcija povečala gotovinski račun podjetja (vpis v breme) in se bo izravnala s povečanjem lastnikovega lastniškega računa (kreditni vnos). V tem Excelovem sistemu bi bilo treba vse vpise v breme zabeležiti kot pozitivne vrednosti, vse vnose v dobro pa v negativne.
V tem primeru mora Jane v prvo vrstico preglednice vnesti datum transakcije in opis, kot je "kapitalska naložba". Nato bo v stolpec „gotovinski“ račun preglednice vnesla pozitiven vnos v višini 750 000 dolarjev in negativni vnos 750 000 USD v stolpec računa „Lastniški kapital“. Za preverjanje številk bi Jane morala uporabiti formulo vsote, da bi zagotovila, da vsi vnosi v vsaki vrstici znašajo nič dolarjev.
Od tam bo Jane nadaljevala vnos vrstice za vsako transakcijo. Če kupi opremo z gotovino podjetja, bo Jane vnesla transakcijo, s katero bo prikazala obremenitev ali pozitiven vnos v stolpec računa "oprema", kreditni ali negativni vpis pa v stolpec "gotovinski" račun. Če kupcu prodaja storitve strojne obdelave, bi zabeležila dobropis na računu "prihodka" in obremenitev na "lastniški" račun.
Na koncu je treba na dnu preglednice sešteti skupno za vsak stolpec računa. Vsoto vseh računov dohodka je mogoče sešteti za izračun trenutnega čistega dohodka. Drugi stolpci se po potrebi lahko konfigurirajo za izračun na primer skupnih sredstev, skupnih obveznosti in celotnega kapitala.
