General Journals vs. General Ledgers: Pregled
Kar zadeva sledenje financ podjetja, je sistem dvojnega vnosa, ki uporablja tako glavno knjigo kot tudi splošno revijo, najboljši način za sledenje splošne statistike in nemoteno in donosno vodenje poslovanja. Da pa resnično razumemo, kako deluje sistem knjigovodstva z dvojnimi vnosi, je treba najprej ceniti različne funkcije, povezane z dvema ključnima komponentama: glavnimi knjigami in splošnimi revijami.
Ključni odvzemi
- Splošna revija se nanaša na prvotno knjigo, v katero knjigovodje in knjigovodje beležijo poslovne transakcije, glede na datum dogodka. Glavna knjiga spremlja pet pomembnih računovodskih postavk: sredstva, obveznosti, kapital lastnika, prihodke in odhodke. Napredek tehnologije je omogočil, da večini ljudi ni treba vzdrževati vsake knjige računov posebej.
Splošni časopisi
Preprosto opredeljeno, splošna revija se nanaša na prvotno knjigo, v katero računovodje in knjigovodje beležijo poslovne transakcije po vrstnem redu glede na datum dogodka. Splošna revija je prvo mesto, kjer se beležijo podatki, na vsaki strani v postavki pa so ločeni stolpci za datume, serijske številke, pa tudi obremenitve ali kreditne zapise. Nekatere organizacije vodijo specializirane revije, na primer dnevnike o nakupih ali prodajne revije, ki beležijo samo določene vrste transakcij.
Kljub napredku v programski tehnologiji bo vedno treba beležiti neobičajne transakcije v splošnih revijah, kot so prodaja sredstev, slab dolg in amortizacija.
Ko je transakcija zabeležena v splošnem časopisu, se zneski knjižijo na ustrezne račune, kot so terjatve, oprema in gotovinske transakcije.
Splošne knjige
Glavna knjiga je knjiga ali datoteka, ki jo knjigovodje uporabljajo za beleženje vseh ustreznih računov. Glavna knjiga vodi pet pomembnih knjigovodskih postavk: sredstva, obveznosti, lastniški kapital, prihodke in odhodke. Vsak račun je dvokolona v tabeli v obliki črke T. Knjigovodja naslov računa običajno postavi na vrh „T“ in na levi strani beleži vpise bremen, na desni strani pa vpise kreditov. Glavna knjiga včasih prikaže dodatne stolpce za podrobnosti, kot so opis transakcije, datum in serijska številka. Transakcije iz splošnih revij se knjižijo v računih glavne knjige, nato se stanja izračunajo in prenesejo iz glavne knjige v poskusno bilanco.
Posebna vprašanja
Danes večina organizacij uporablja programsko opremo za beleženje transakcij v glavne knjige in splošne revije, kar je te osnovne dejavnosti vodenja evidenc močno poenostavilo. Pravzaprav večina računovodskih programov vzdržuje centralno shrambo, v katero lahko berete knjige in vnose v dnevnike. Napredek tehnologije pa omogoča lažje in manj dolgočasno zapisovanje transakcij, zato vam ni treba voditi vsake knjige računov posebej. Oseba, ki vnese podatke v kateri koli modul programske opreme za računovodstvo ali knjigovodstvo vašega podjetja, teh zbirk podatkov sploh ne pozna. V mnogih teh programskih aplikacijah oseba za vnos podatkov potrebuje le spustni meni, da vnese transakcijo v knjigo ali dnevnik.
