Načrtovanje podjetniških virov (ERP) je procesno usmerjena metodologija, ki združuje sisteme, ki se uporabljajo v različnih oddelkih podjetja, kar omogoča enostaven in enoten pretok informacij pod določenimi kontrolami, podprta z uporabo programskih aplikacij in opredeljenih najboljših praks.
Ta članek opisuje orodja, ki se uporabljajo v ERP, in njihove značilnosti za različne funkcije, ki jih skrbijo. Za boljše razumevanje orodij začnimo s funkcionalnimi zahtevami.
Kaj je potrebno od sistema ERP?
Vsak sistem ERP mora v osnovi izpolnjevati naslednje funkcionalne zahteve.
- To mora biti enoten sistem z enostavnimi aplikacijami in vmesniki, ki brezhibno deluje v več oddelkih s potrebno nadzorovanim dostopom Skupna baza podatkov (ali več, vendar skupnih baz podatkov), dostopna prek različnih aplikacij. Iskalni in poročevalni pripomočki za ustvarjanje poročil na podlagi različnih parametri (na primer "vsa vročena naročila od včeraj v kategoriji" igrače ") Prilagodljivost, prilagoditev in enostavna integracija ad hoc modulov, po potrebi
Orodja, ki izpolnjujejo zahteve ERP:
Za izpolnjevanje potreb zgoraj omenjenih funkcionalnih zahtev so v sistem ERP obvezno vključena naslednja orodja in aplikacije.
Shranjevanje podatkov in upravljanje informacij z uveljavljenim delom v različnih oddelkih in funkcijah sta temelj vsakega ERP sistema. Za shranjevanje podatkov je na voljo več rešitev in orodij, ki vključujejo relacijske podatkovne baze podjetij, kot so Oracle, Sybase, DB2 in brezplačne ponudbe z odprto kodo, kot so Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby itd. Druga orodja za upravljanje informacij lahko vključujejo sisteme za upravljanje vsebine (CMS) in skladiščnih aplikacij.
Glede na panogo in zahtevane funkcije je treba izbrati ustreznega. Proizvajalec lahko meni, da je transakcijska baza podatkov, kot sta Oracle ali MySQL, bolj pomembna, ko se podatki, ki temeljijo na transakcijah, premikajo skozi različna stanja (od proizvodnje do zalog do naročanja zajema do prodaje do statusa dobave). Po drugi strani pa lahko podjetje za pisanje vsebin na spletu odkrije sistem skladiščenja CMS z nadzorom različic, ki ustreza njihovim potrebam.
Baza podatkov ali repozitorij je lahko ena centralizirana ali večkrat z avtomatskim pretokom podatkov iz ene baze v drugo. Določen delovni potek zagotavlja neovirano gibanje podatkov. Baze podatkov lahko gostijo lokalno ali oddaljeno ali celo v oblaku.
· Aplikacije in vmesniki z ustreznim nadzorom dovoljenj:
Shranjevanje in upravljanje podatkov zahteva obdelavo podatkov samo za branje ali urejanje. Ko so predmeti izdelani, jih je treba označiti kot pripravljene zaloge. Oddelek za upravljanje zalog ga nato posodobi kot pripravljenega za prodajo. Po nakupu je treba izdelek posodobiti na stanje prodane ipd. Da bi to dosegli, so enostavne aplikacije in vmesniki sestavni del katerega koli sistema ERP, ki ima tudi določene kontrole in dovoljenja. Na primer, ko je izdelek označen kot prodan, ga lahko samo posodabljajo le upravljavci logističnih oddelkov, tisti iz oddelka za proizvodnjo ali zaloge pa lahko dobijo samo dostop.
Podobno velja tudi za orodje za pisanje vsebine ERP, ko pisatelj vsebino pošlje v urejevalnik v pregled, le urejevalnik bi jo moral imeti možnost, da se izogne kakršnemu koli podvajanju in konfliktom vsebine.
Če želite omogočiti vgradnjo takšnih kontrol, aplikacij in vmesnikov, ki temeljijo na dovoljenjih, kakršno koli rešitev ERP, ki lahko temelji na brskalniku, namiznih namestitvah ali tabličnih / mobilnih aplikacijah. Proizvodna skupina na stacionarnem mestu bo raje namizni vmesnik, medtem ko bo prodajna ekipa, ki je stalno v gibanju, imela koristi od brskalniškega vmesnika ali mobilne aplikacije.
ERP sistem sestavlja več modulov in shramb podatkov, kjer posodobitve in dejanja podatkov sledijo logično določenemu zaporedju, ki temelji na poslovnih potrebah. To je potek dela. Delovni tok lahko predstavljamo kot um, ki nadzoruje različne telesne funkcije (pretok krvi, zraka, hrane in drugih zalog, gibanje delov telesa itd.). Jasno opredeljen potek dela z ustreznim dostopom na različnih ravneh je nujen del vsake rešitve ERP.
Orodja, ki se pogosto uporabljajo v okviru ERP, vključujejo Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM itd.
Druga pomembna zahteva za sistem ERP je vodstvena raven, oddelek, skupina ali individualno ustvarjanje poročil. Običajno je na voljo v obliki nadzorne plošče (s prikazom podatkov v realnem času - prikazuje podatke kot so prejeta naročila, vendar še niso odposlana, neuspešna plačila v prejšnjem tednu itd.) Ali prilagodljiva poročila, ustvarjena v skupnih besedah ali podatkih, urejanje aplikacij, kot so preglednice.
Večina orodij za poročanje in nadzorne plošče deluje v realnem času (ali z minimalnim časovnim zamikom). Tako kot aplikacije, ki jih oddelki uporabljajo za posodobitev podatkov, so tudi ta orodja za poročanje / pogledi na nadzorni plošči na voljo kot brskalniške ali namizne namestitve. Vključujejo tudi funkcije poročanja ob koncu dneva, ki ponujajo pošiljanje poročil s grafikoni / grafi / tabelami kot priloge Microsoft Excel ali Word.
· Komunikacijska orodja:
V katerem koli sistemu, ki deluje v več oddelkih, je komunikacija obvezna. ERP sistemi to olajšajo tako, da ponujajo orodja za samodejno ustvarjanje pošte, takojšnje sporočanje, klepet ali splošne funkcije oddajanja na ravni posameznika in skupine. Recite, ko je naročilo označeno kot „Pripravljeno za pošiljanje“, bi moral logistični oddelek sprožiti avtomatizirano pošto, da začne postopek odpreme; Ali če se je v kuhinji picerije pojavila težava, se lahko vsem drugim oddelkom pošlje splošno sporočilo o oddaji, da prenehajo sprejemati nadaljnja naročila.
Vključene so dodatne funkcije za takojšnje sporočanje (kot so Lync, Klepet ali Yammer), ki omogočajo enostavno in takojšnjo komunikacijo.
Poleg zgoraj naštetih orodij, ki so sestavni del katerega koli sistema ERP, obstajajo dodatna orodja, ki jih lahko po potrebi vključimo:
V ERP sistem je mogoče vključiti veliko analitičnih orodij za poslovno inteligenco, napovedne analize, rudarjenje podatkov in z njimi povezane analize. Ta analitična orodja se uporabljajo za pridobitev dragocenih spoznanj za ustvarjanje strateških poslovnih odločitev na podlagi razpoložljivih podatkov (kot so sledenje vedenja potrošnikov pri nakupovanju po praznikih, primerjalni rezultati za izdelke v rdeči barvi polici, ki imajo večjo prodajo kot tisti na modri barvi polici itd.)
· Orodja za razporeditev virov in načrtovanje nalog:
ERP sistemi lahko vključujejo tudi orodja za razdelitev virov po oddelkih in nalogah (za delovno intenzivne industrije). Ta orodja delujejo po preprostem principu določenega časa, ki ga opravi naloga / projekt v skladu z razporedom razpoložljivosti virov. Po zaključku naloge je vir samodejno dodeljen novi nalogi, ki ustreza njegovim sposobnostim, ali pa je postavljen v prostor za naslednjo nalogo. Orodja imajo funkcionalnost za ročno posredovanje na ravni nadzornika v primeru, da se opravilo zavleče. Prednosti vključujejo jasno vidnost trenutne in prihodnje delovne obremenitve, optimalno izkoriščanje virov, raziskovanje možnosti za avtomatizacijo itd.
· Druge dodatne funkcije: ERP sistemi lahko v skladu s poslovnimi potrebami integrirajo module za upravljanje s človeškimi viri, upravljanje projektov, sisteme za sledenje času, upravljanje dokumentov itd. Na voljo je veliko orodij, ki so značilna za posamezno panogo in vrsto funkcij, prodajalci ERP pa zainteresiranim strankam nudijo pomoč pri izbiri najprimernejšega. Internet je vedno na voljo za samopomoč pri pridobivanju potrebnih informacij.
Bottom Line:
ERP je zapleten okvir za izvajanje in običajno potrebuje namenskega ponudnika za izvajanje. Dva velika ozka grla, ugotovljena pri implementaciji ERP, so visoki stroški in neupoštevanje najboljših praks. Medtem ko je mogoče stroške do določene mere omiliti s skrbnim vrednotenjem različnih prodajalcev in oceno brezplačnih orodij z odprto kodo, lahko drugi izziv neuspehov zaradi neupoštevanja najboljših praks omilimo z osredotočenim usposabljanjem zaposlenih. Ustrezno ocenjevanje na začetnih stopnjah bo partnerstvo s prodajalci s pravim strokovnim znanjem in jasnost glede zahtev že od samega začetka pripomoglo k učinkoviti in uspešni uporabi orodij ERP. (Za povezano branje glejte "Študije primerov uspešnega načrtovanja virov v podjetju")
