Svet financ se je razvil v visoko konkurenčno delovno mesto. Čeprav je v enem samem dnevu le 24 ur, kot pravi, je čas denar. Zato je učinkovito upravljanje s časom konkurenčna prednost za vsakega finančnega strokovnjaka, ki želi postati bolj produktiven in povečati kvaliteten čas proč od dela.
Vendar pa obstaja veliko motenj, ki vas lahko pri delu zadržijo dlje, kot je potrebno. Preberite več o nekaterih od teh običajnih zapravljav časa in spoznajte številne nasvete za upravljanje časa, s katerimi boste lahko opravili več dela v krajšem času.
Črna luknja
Produktivnost lahko zmanjšate na različne načine. Na primer, finančni strokovnjaki jih večkrat mika večopravilnost. Recimo, da ste svetovalec in med 8.30 in 10. uro zjutraj zjutraj dosežete naslednje:
- Delate na preglednici. Toda ustavite, ko vas prekineta dve novi e-poštni sporočili, Nato pošljite šest e-poštnih sporočil zapored, Sledi preverjanje poročnih slik koledarskega prijatelja na Instagramu, Nato sprejmite povabilo za družabni izlet prek Slack sporočila, Pred nakaže dva nepričakovana klica potencialnih strank in na koncu vas prisili, da se prekinejo, ko se vaš upravitelj ustavi, da vas spomni, da zamujate pet minut za sestanek osebja.
Se vam to zveni kot značilno jutro? Če je tako, še posebej, če delate v presežnem podjetniškem okolju, kot je zasebno kapitalsko podjetje ali investicijska banka, ste verjetno v nižji uspešnosti v primerjavi z vrstniki.
Čez pet ali deset let se vas nihče ne bo spomnil, skrbel ali promoviral za vsa dela, ki ste jih opravili. Ali bi bil svet zaskrbljen, če bi Thomas Jefferson končal veliko previjanja papirja, a nikoli ni pomagal napisati Izjave o neodvisnosti? Enako je tudi pri vašem poslu - vaša organizacija ceni potrebno delo in mojstrovine, ne zasedena dela.
Načrtovanje
Vsako nedeljo popoldne dokončajte seznam za naloge v prihodnjem tednu, po možnosti s pomočjo aplikacije ali spletne storitve, ki se sinhronizira v vseh vaših napravah. Označite predmete, ki so ključnega pomena za vaš uspeh pri delu in v osebnem življenju. Tiste, ki niso poudarjene, so verjetno stvari, ki jih lahko prenesete, odložite ali se jim v celoti izognete.
Pri financah kritični rezultati vključujejo poročila ali raziskave, ki morajo biti natančne in predložene pred rokom. Vaša organizacija je bolje služena, če se osredotočite na izboljšanje kakovosti teh poročil, v nasprotju s tem, da le na njih opravite dostojno delo, tako da lahko sprostite čas za ne-ključne predmete (na primer odgovarjanje na e-poštna sporočila z nizko prioriteto ali dolgotrajno sodelovanje -Večji sestanek).
Podobno deset minut pred odhodom z dela vsak dan zaključite s seznami akcij za naslednji dan in jih oštevilčite po pomembnosti in prednostni nalogi. Znova se nenehno sprašujte o vseh stvareh, ki jih v resnici ne bi smeli početi - o stvareh, ki ne dosegajo določenega praga produktivnosti.
(Oglejte si tudi Poiščite svojo nišo v finančni industriji.)
Večopravilnost
Uspeh v financah se spušča do sposobnosti človeka, da vedno doseže kritične in takojšnje rezultate. Katere so ključne informacije in podatkovne točke, na katere se zanašajo vaši finančni direktorji? Kaj lahko ponudite, da lahko pomagate svoji organizaciji in / ali svojim strankam? Ali vključuje pravočasno predložitev revizijskega poročila, natančne izračune neto sedanje vrednosti za predlagani projekt ali zagotavlja, da formule v Excelu vodijo do ustreznih skupnih vsot?
Na koncu dneva nikogar ne skrbi za vsa e-poštna sporočila, ki ste jih izmenjevali, sestanke družabnih klubov, ki ste se jih udeležili, ali kronološko arhiviranje map v vašem kabinetu. Večopravilnost nenehno preprečuje, da bi posamezniki dali vse od sebe na nekaj kritičnih rezultatov, ki jih njihovi delodajalci resnično pričakujejo.
Najprej naredite pomembne, težke, nujne in najpomembnejše akcijske predmete. Uspeh v financah lahko vključuje preprostost pri metodah, kako pristopiti k svojim nalogam. Za dobro prebranega in nenapovedanega nedavno diplomiranega se to morda zdi brutalno preprosto, vendar delajte eno stvar naenkrat in se ne ustavite, dokler je ne zaključite. Če se vaše naloge nanašajo na dolgoročni projekt, ga razsekajte na kratkoročne mejnike in zaključite pred časom. Kot je dejal Henry Ford, "Nič ni posebej težko, če ga razdelite na majhna delovna mesta." Če stvari počnete od začetka do konca, odpravite drage neučinkovitosti, saj se boste izognili nenehnemu zagonu in ponovnemu umerjanju različnih, nepovezanih elementov.
(Raziščite vrste delovnih mest v finančni industriji z možnostmi finančne kariere za strokovnjake.)
Prejeto
Vaša pošta je velika izguba časa. Če večina vaših e-poštnih sporočil ni pomembna za vaše takojšnje naloge, potem dan občasno polnite s podatki o smeteh.
Da bi se temu izognili:
- Nastavite vnaprej določene čase za preverjanje e-pošte in preverite mapo »Prejeto« največ tri ali štirikrat na dan. Ustvarite mapo po uri za e-poštna sporočila, do katerih bi morali priti, vendar ti niso nujni. Ta mapa vam še posebej pomaga, da se vrnete na pomembne zahteve, ki lahko počakajo nekaj delovnih dni, preden od vas dobijo odgovor. Pošljite samo najbolj kritična e-poštna sporočila med delovnim dnem. Čeprav je pomembno, da ostajate posodobljeni znotraj vaše skupine, lahko velik del vašega časa zapravijo neizkušeni ali manj disciplinirani kolegi, ki vašo mapo preplavijo z nepomembnimi sporočili. Te vrste e-poštnih sporočil lahko zmanjšate tako, da se ne odzovete na tiste, ki niso povezani z delom. Izbrišite mapo »Prejeto«, preden zapustite delo. To lahko dosežete z ustvarjanjem map, povezanih s projektom, v katere lahko parkirate e-poštna sporočila, povezana s posebnimi težavami. Če pustite svojo mapo »Prejeto«, prihranite čas, saj odstranite nepomembna sporočila. Če obstajajo predmeti, na katere v naslednjih nekaj urah ali do naslednjega dne nujno potrebujete pozornost, jih položite v nujno mapo.
Drugi prihranki, ki prihranijo čas
Spremljajte, koliko časa resnično zapravite
Ustvarite preprosto preglednico, ki vam omogoča, da vnesete predviden čas, ki ste ga zapravili za trivialne zadeve. To počnete vsak dan. Ko razvijate in vzdržujete to navado, se boste sami srečevali, da prepoznate nepomembne zadeve, ko se srečujete z njimi.
Dokumente samo papirja obdelajte enkrat
Ko so obdelane, jih lahko vložite, predložite ali se jih znebite.
Neposredno sporočilo Kolegi
Sprehod po vaši pisarni ali med oddelki vas lahko stane nekaj ur na teden - in vemo, kako drago je to letno. Če ni pomembna ali zapletena zadeva, je uporaba neposrednih sporočil prek sistema za sporočila v podjetju ali odobrene spletne storitve pogosto učinkovitejši način za hiter odgovor na različna vprašanja.
Vedite, kje je v danem času vse
To vključuje elektronske in papirne informacije. Če cenite svoj čas, ne zapravljajte z iskanjem stvari.
Naloge ločite v štiri kategorije:
-
Nujno in pomembno - kot so finančna in računovodska poročila s strogimi in približnimi roki.
Ni nujno in pomembno - kot so mreženje znotraj vaše finančne skupine, tečaji usposabljanja itd.
Nujno in nepomembno - na primer sporadična sporočila iz mape »Prejeto« in »se prijavite v roke» za klubska srečanja.
Ni nujno in ni pomembno - na primer desetminutni pogovori s prodajnim avtomati, preverjanje fantazijskega nogometa itd.
(Očitno bi morali čim več dneva porabiti za prvo kategorijo.)
Delegat, delegat, delegat
To vas bo ločilo od paketa, ko se boste gibali v organizaciji. Opravite naloge, ki jih lahko izvajate samo vi . Ko boste spoštovali svoje sposobnosti upravljanja s časom, vam bodo kmalu dodeljena neposredna poročila. Dodelite si naloge, s katerimi se ne rabite čim bolj obvladovati. Delajte le tiste stvari, ki nujno zahtevajo vašo pozornost ali strokovno znanje.
Ne upravljajte s svojo osebnostjo
Finančni strokovnjaki morajo imeti veščine upravljanja s časom, imeti pa morajo tudi stik in dobro voljo z notranjimi kolegi in zunanjo skupnostjo. Če se osredotočite izključno na čas, lahko postanete nenavaden, kar bo odvrnilo veliko ljudi, ko so okoli vas, tudi v okolju družbenega in poslovnega razvoja. Če niste previdni, se boste lotili razmišljanja, da ste guru upravljanja časa, vendar popolnoma ne poznate žiga "social idiot" na čelu.
Spretnosti komuniciranja, vodenja in poslovnega razvoja so prav tako pomembne kot veščine upravljanja časa. Ko bodo finančni strokovnjaki napredovali v svoji karieri, samo spretnosti upravljanja časa ne bodo več zadoščale, da bi jim pomagali doseči naslednjo raven (tj. Izvršilno raven).
Spodnja črta
(Za več si preberite Finančna učinkovitost: Vodnik analitika za upravljanje s časom.)
