Podjetja uporabljajo IRS obrazec W-9, Zahtevek za identifikacijsko številko davčnih zavezancev in potrdilo, da dobijo informacije od prodajalcev, ki jih najamejo kot neodvisne izvajalce (imenovane tudi samostojni izvajalci). Ko podjetje plača izvajalcu v davčnem letu 600 ali več ameriških dolarjev, mora o teh plačilih prijaviti službi za notranje prihodke (IRS) z uporabo informacijskega obračuna z imenom Obrazec 1099-MISC. Podjetja uporabljajo ime, naslov in številko socialne varnosti ali davčno identifikacijsko številko, ki jo izvajalci na obrazcu W-9 predložijo za izpolnitev teh informacij. Niti pošiljatelj niti prejemnik ne smeta poslati kopije IRS.
Podjetja, ki najamejo neodvisne pogodbenike, ne odtegnejo davka od dohodka ali plačajo davka Medicare ali socialne varnosti za neodvisne izvajalce, kot to počnejo njihovi zaposleni. Namesto tega so za te obveznosti odgovorni izvajalci. Vendar pa IRS še vedno želi vedeti, koliko so ti izvajalci prejeli za plačilo davkov, ki jih dolgujejo, in za zbiranje teh informacij uporablja obrazec 1099-MISC. Podjetja IRS ne pošljejo obrazca W-9.
Namen obrazca W-9
Informacije, potrebne na obrazcu W-9
Obrazec W-9 zahteva ime neodvisnega izvajalca, ime podjetja (če je drugače), poslovni subjekt (samostojno podjetništvo, partnerstvo, korporacija C, korporacija S, skrbništvo / nepremičnina, družba z omejeno odgovornostjo ali "drugo") in davk podjetja identifikacijska številka (ali številka socialnega zavarovanja za samostojne podjetnike, ki ne uporabljajo ločene davčne številke).
Obrazec W-9 od osebe, ki jo izpolni, tudi prosi, da potrdi, da za njih ni mogoče zadržati rezervne izjave. Večina davkoplačevalcev ni, če pa bo, bo podjetje, ki najame neodvisnega izvajalca, odtegnilo dohodnino od plačila tega izvajalca po pavšalni stopnji 24% (za davčna leta 2018–2025) in ga poslalo IRS.
Ker obrazec W-9 zahteva navedbo davčne številke ali številke socialnega zavarovanja, ga mora oseba, ki jo izpolni, in družba, ki prejme izpolnjen obrazec, skrbno varovati med prenosom in po prejemu, da se zaščitita pred krajo identitete.
Ko ne bi smeli izpolniti W-9
Neodvisni pogodbeni izvajalec, ki prejme nepričakovani W-9, se mora oklevati, preden ga izpolni, in raziskati, ali ima vlagatelj zahtevka za ta obrazec upravičen razlog. Finančne institucije včasih uporabljajo obrazec W-9, da zahtevajo informacije od stranke, ko mora poročati o dividendah ali obrestih. Tu bodite previdni: finančna institucija bi verjetno že morala imeti vašo davčno številko, ko ste odprli račun.
Naslednja situacija, v kateri morate oklevati, preden izpolnite obrazec W-9, je, če je podjetje, ki vas to prosi, delodajalec, vi pa naj bi bili razvrščeni kot zaposleni in ne neodvisni izvajalec. Razlika je precejšnja.
Zaposleni ali neodvisni izvajalec?
Če ste zaposleni, bo vaš delodajalec odtegnil dohodnino, odtegnil in plačeval davke za socialno varnost in Medicare ter plačeval davek od brezposelnosti za vaše plače. Če ste neodvisni izvajalec, ne bo. To pomeni, da boste odgovorni za delodajalčev delež davkov za socialno varnost in Medicare in da ne boste upravičeni do nadomestila za brezposelnost, če boste odpuščeni.
Brezvestni ali finančno težavni delodajalci lahko poskušajo zaposlenega razvrstiti kot neodvisnega izvajalca in tako prihraniti denar. Če ste razvrščeni kot neodvisni izvajalec, bo davčni prihranki delodajalca iz žepa prišel kot davek na samozaposlitev. Prav tako boste odgovorni za izračun in plačilo ocenjenih davkov štirikrat na leto in izpolnjevanje seznama C, ko vložite letno davčno napoved.
Ni vedno jasno, ali je delavec zaposleni ali neodvisni pogodbeni izvajalec, vendar na splošno, bolj ko podjetje nadzoruje, kaj delajo in kako delajo, večja je verjetnost, da so zaposleni. Če se vaš občutek Spideyja začne utripati, ko vas nekdo, ki vas je najel, pokliče neodvisnega izvajalca, je to dober znak in raje raziščite situacijo. Začnite s pregledom razprave IRS o razliki med obema. Če ste zaposleni, morate izpolniti obrazec W-4 in ne obrazec W-9.
Tu je primer, ko bi delodajalec lahko zakonito spremenil vaš status iz zaposlenega v neodvisnega izvajalca. Ste računalniški programer in morate v pisarno priti od 9. do 18. ure, od ponedeljka do petka. Podjetje ponuja vašo mizo in računalnik.
Od naslednjega meseca boste morali priskrbeti računalnik. Delali boste lahko od doma ali na kateri koli oddaljeni lokaciji, delo pa lahko dokončate v katerem koli času, ko želite, dokler se vaše naloge opravijo po urniku in se pravočasno odzovete na telefonske klice in e-poštna sporočila.
Pogosta vprašanja o W-9
Kako vem, če sem predmet odtegnjenega varnostnega kopiranja?
Ali vam je IRS poslal pismo, v katerem vam sporoča, da morate obvezno odvzeti varnostno kopijo? To bi se lahko zgodilo, če ne bi prijavili vseh obresti in dividend v prejšnjem obračunu davka. Če tega pisma niste prejeli in če vlagatelju obrazca W-9 predložite svojo davčno identifikacijsko številko, potem vam ne bo treba odtegniti rezervnega odtegljaja. Če vam je treba odtegniti varnostno kopijo, prečrtajte drugo postavko v drugem delu obrazca W-9, preden jo pošljete.
Kateri je najbolj varen način za oddajo obrazca W-9?
Druga možnost je, da ga pošljete prek storitve, kot so FedEx, UPS ali poštne storitve, čeprav ni nobenega zagotovila, da obrazec ne bo izgubljen, ukraden ali posežen v prometu.
Prav tako ni nobenega zagotovila, da bo prejemnik varno shranil obrazec, tudi če ga varno pošljete, zato ga boste morda želeli vprašati vnaprej.
Ali je moje podjetje izvzet subjekt?
Če ste samostojni podjetnik, verjetno ne. Če gre za korporacijo, bi lahko bila, če izpolnjuje pogoje za status IRS, oproščenega davka.
Imam identifikacijsko številko delodajalca (EIN) in številko socialnega zavarovanja. Katero številko naj vpišem na obrazec?
Ali lahko zavrnem izpolnjevanje obrazca W-9?
Seveda. Če zavrnete odgovor na upravičeno zahtevo, bo vaša stranka odtegnila davke od vaše plače po stopnji 24%. Računovodski oddelek vam bo prav tako naletel na bolečine in povedal, da ne želi več poslovati z vami. Podjetja imajo IRS veliko obveznost, da dobijo izpolnjen obrazec W-9 od vsakogar, ki jim v letu plača 600 dolarjev ali več. Neupoštevanje lahko povzroči globe.
Ali bi me poleg stranke lahko vprašala, da izpolnim obrazec W-9?
Banka, borznoposredniška družba, posojilnica, ki je preklicala dolg, ki ga dolgujete, ali izdajatelj nagrade, ki ste jo dobili, lahko vprašate. Če ste gost na Ellen med njeno promocijo "12 Days of Giveaways", producenti pogovornih oddaj pa vas prosijo, da pred odhodom izpolnite W-9, lahko domnevate, da je zahteva zakonita. Če boste prejeli e-poštno sporočilo, da ste prejeli nagrado na natečaju, v katerega se ne spominjate, da morda ne želite tej osebi dati W-9.
Pazite na lažne prevare W-9. Če prejmete e-poštno zahtevo za obrazec W-9 in niste prepričani, da je zakonita, se obrnite na domnevnega pošiljatelja po telefonu (in ne uporabite nobene telefonske številke v sumljivem e-poštnem sporočilu) in vprašajte, ali je zahteva veljavna. Napadalci so izpopolnjeni in lahko sporočilo naredijo tako, kot da je prišlo iz vaše banke ali celo vaše stranke. Če dobite e-poštno sporočilo od IRS, gre zagotovo za poskus lažnega predstavljanja in ga pošljite na [email protected]. IRS ne vzpostavi stika z davkoplačevalci po e-pošti.
Spodnja črta
Obrazci W-9 so namenjeni neodvisnim izvajalcem, ki jih imenujemo tudi samostojni izvajalci. Pomembno je, da pravilno izpolnite obrazec, vendar le, če ste prepričani, da je pravi obrazec za oddajo in je zahteva zakonita.
