Debitni zapisi so oblika dokazovanja, da je eno podjetje ustvarilo zakonit vpis v breme med poslovanjem z drugim podjetjem. Do tega lahko pride, ko kupec vrne gradivo dobavitelju in mora potrditi povrnjeni znesek. V tem primeru kupec izda debetno opombo, ki odraža računovodsko transakcijo.
Podjetje lahko izda obvestilo o bremenitvi kot odgovor na prejeto dobropis. Napake (pogosto obresti in provizije) na računu za prodajo, nakup ali posojilo lahko podjetje spodbudijo k izdaji opomina, da bi popravili napako.
Ključni odvzemi
- Opomba o bremenitvi je pisna transakcija, ki navaja, da je eno podjetje finančno ukrepalo kot rezultat poslovanja z drugim podjetjem; opomba ustreza debetnemu zapisu v računovodskem dnevniku. Poslovne transakcije uporabljajo tako debetne kot kreditne zapiske; vsi zapisi so z datumom, vključujejo serijsko številko, opis transakcije, podatke o vračilu in podpise vpletenih oseb. Podpovprečen račun, ki ga je dobavitelj pozneje želel popraviti, bi bil tipičen primer opomina; trgovina, ki izdelke vrača svojemu dobavitelju in išče plačilo, bi bil še en primer.
Opombe v transakcijah
Dolžniški in kreditni zapisi so skoraj vedno vključeni v transakcije med podjetji (B2B). Ustrezajo knjigovodskim in kreditnim vpisom v računovodskih dnevnikih, ki še naprej dokazujejo predhodno poslovno transakcijo. Omenjajo jih lahko tudi kot debetne opombe.
V debetnih zapiskih običajno vsebujejo enake splošne podatke: datum opombe, serijsko številko, kratek opis predhodne poslovne transakcije, podrobnosti o vrnjenih artiklih (vključno s prodajnimi davki in navedbo računa) ter podpise ustrezne družbe oblasti.
Najverjetneje boste slišali za bremenitev po računu, ki ni obračunan. Predpostavimo, da je dobavitelj stranki poslal materiale v vrednosti 10.000 dolarjev, a le poslal račun za 9.500 dolarjev. Potem ko je ugotovil svojo napako, lahko dobavitelj svoji stranki predloži bremenitev za razliko 500 USD, da odpravi težavo in ustrezno popravi svoje računovodske evidence.
Dolgoročni zapisi, debetni zapisi, debetni prejemki in računi so po naravi podobni in so vsi zakoniti dokumenti, ki dokazujejo finančne transakcije med podjetji; vendar se izraz "prejem obremenitve" v transakcijah B2B redko, če sploh, uporablja.
Debitni prejemki
Obstaja nekaj dvoumnosti med izrazoma "bremenitev" in "prejetje bremena". Včasih se potrdilo o bremenitvi uporablja zamenljivo z bremenitvijo - v drugih primerih so prejemki od bremenitev mišljeni samo za opisovanje pisnih zapisov, ki dokazujejo, da stranka podjetju dolguje denar. Redko je mogoče opaziti, da se izraz bremenitev uporablja za B2B transakcije.
Računi
Opomba ali potrdilo o obremenitvi je zelo podobno računu. Glavna razlika je v tem, da računi vedno prikazujejo prodajo, pri čemer bremenitve in prejemki od bremen odražajo popravke ali donosnost transakcij, ki so že bile opravljene.
Opombe o obremenitvi lahko nadomestite tudi s tradicionalnimi računi, če je blago ali storitev zunaj običajnega obsega poslovanja. To pomaga razlikovati transakcijo za oba računovodska oddelka in tudi izdajatelju preprečuje ustvarjanje nove vrste računa.
Transakcije B2B običajno temeljijo na podaljšanju kredita, kjer prodajalec pošlje družbo pošiljko pred plačilom, nato pa račun zaračuna podjetju za dolgovani znesek po dostavi; bremeni in krediti so računovodska metoda, ki se uporablja za sledenje teh transakcij.
Material se vrne
Dolgočasne opombe si predstavljajte kot zahtevke do poslovnih napak. V primeru vrnjenega blaga od kupca do prodajalca ali dobavitelja debetna opomba prikazuje spremembo knjig kupcev (računovodskih dnevnikov) in zahtevkov za vrnjeno dobropis. Dobavitelj / prodajalec pogosto pošlje dobropis kot dokaz o odpravi.
Na primer, razmislite o primeru, ko podjetje XYZ vrne material svojemu dobavitelju, podjetju ABC. Da bi dokazal znesek, ki ga je treba povrniti, XYZ pripravi debetno opombo. Prvotni nakup je bil za 5000 dolarjev, zato bi moralo debetno poročilo odražati stroške materiala, skupaj z lokalnimi stopnjami davka na promet. Davki in stroški blaga morajo biti v opombi vedno ločene postavke.
ABC mora po prejetju ustvariti majhno kreditno sporočilo kot dokazilo o razumevanju, nato pa nadaljuje vračilo (ali ponudbo kredita) XYZ (tako dolgo, dokler debetni zapis vsebuje pravilne podatke).
Obresti / terjatve do provizij
Recimo, da eno podjetje dolguje upniku ali proviziji tretji osebi za opravljene storitve. V takšnem primeru se debetno sporočilo običajno izda v odgovor na prejeto posojilo, vendar lahko dolžnik vedno izda eno neprekinjeno.
Obveznice za bremenitve terjatev do Komisije so običajne med matičnimi družbami in odvisnimi družbami. Obveznice za breme obresti se lahko uporabljajo za prilagoditev predhodnih plačil ali kot enostavna oblika vodenja evidenc.
